Werk tijdens corona: 6 tips om hybride werken te verbeteren

Onderzoek van adviesbureau McKinsey uit 2021 laat zien dat 52 procent van de 5.000 respondenten twee of meer dagen per week zou willen werken volgens een hybride werkmodel: deels op kantoor en deels op afstand. Het onderzoek illustreert de noodzaak voor organisaties om de verwachtingen van medewerkers te erkennen en daaraan tegemoet te komen om talenten aan te trekken en te behouden.

Weinigen zullen betwisten dat hybride werken duidelijke voordelen heeft voor zowel werknemers als werkgevers: tijd en kosten besparen op woon-werkverkeer, flexibele werkomstandigheden, een betere combinatie van werk en privé, en meer mogelijkheden om talent aan te trekken in het buitenland; het zijn slechts enkele van de redenen waarom veel bedrijven een hybride werkmodel omarmen. Hybride werken gaat echter gepaard met een aantal risico's en uitdagingen waar je je als werkgever maar beter bewust van kunt zijn.

Wees niet bang om te experimenteren

Een van de grootste uitdagingen is proberen om het hybride werkmodel meteen ideaal te maken. Het hybride model is veel complexer, omdat het maatregelen vereist voor veiligheid van medewerkers, aangepaste afspraken, andere interactie tussen collega's en teams, de invoering van de juiste tools, enzovoorts.

Zoals de wereld ooit experimenteerde met het concept van de kantoortuin, zo ontdekken bedrijven over de hele wereld op dit moment de voors en tegens van hybride werken. Tot nu toe heeft nog niemand bedacht hoe ‘het ideale model’ eruitziet.

Bedrijven creëren en experimenteren met zowel de werkwijze zelf als met aanpassingen in de belonings- of prestatiebeoordelingsprocessen. Daarom is het belangrijk dat iedereen die werkt binnen dit framework begrijpt dat het implementeren van een nieuw werkmodel tijd vergt, maar ook: leren van fouten, experimenteren en zoeken naar wat werkt voor de eigen organisatie.

Reden te meer om alle betrokkenen duidelijk te maken dat het systeem niet onmiddellijk ideaal zal zijn. Zowel de manier waarop het werk is gestructureerd als het bedrijf zelf zal blijven veranderen totdat het optimale hybride model is gevonden.

Op afstand verbonden blijven

Uit een McKinsey-enquête onder topmanagers in mei 2021 blijkt dat leidinggevenden weliswaar veel voordelen zien in hybride werken en tevreden zijn over de doeltreffendheid ervan, maar ook dat ze er niet aan twijfelen dat een dergelijk werkmodel de werkcultuur en de relatie tussen werkgever en werknemer kan ondermijnen.

Deze en andere studies laten zien dat veranderingen in het werkstructuurmodel ook de inrichting van HR-praktijken moeten veranderen. De uitdaging van prestatiebeheersystemen is extra urgent, aangezien het lastig kan zijn om de vooruitgang, groei en efficiëntie te monitoren van medewerkers die hybride werken, in vergelijking met het conventionele kantoormodel.

Een werkcultuur waarin íedereen betrokken is

Voor bedrijven blijft het een uitdaging om een gelijk speelveld te creëren waarop álle medewerkers betrokken blijven, vergaderingen kunnen bijwonen en alle relevante informatie ontvangen – ongeacht waar ze werken. Alle collega’s – of ze nu op kantoor werken of thuis – moeten zich een volwaardig en gelijkwaardig teamlid voelen, terwijl managers met iedereen moeten kunnen samenwerken en alle medewerkers moeten kunnen steunen en vertrouwen.

Dit alles betekent dat bedrijven niet kunnen volstaan met het invoeren van nieuwe communicatietechnologieën of het inrichten van hybride vergaderzalen. De belangrijkste uitdaging is de werkcultuur zelf te veranderen om ervoor te zorgen dat alle medewerkers als volwaardige leden van het team worden behandeld, met gelijke mogelijkheden en arbeidsvoorwaarden.

Onboarding van nieuwe medewerkers

Een van de uitdagingen waar veel organisaties voor staan, is hoe zij nieuwkomers in het bedrijf ook op afstand warm en gastvrij kunnen ontvangen. De hamvraag is hoe het onboardingproces van nieuwe medewerkers in deze hybride werkomgeving eruit moet zien om zowel hun welzijn als hun productiviteit te waarborgen.

Het is belangrijk te beseffen dat de introductie van een nieuwe collega méér inhoudt dan het ‘even voorstellen’ van de organisatie en haar activiteiten; een goede introductie is cruciaal om nieuwe medewerkers succesvol en duurzaam in de organisatie te laten landen. Onderzoek van Glassdoor bevestigt dat organisaties met een uitgebreid en sterk wervingsproces veel meer kans hebben om hun talenten te behouden.

Focus op het welzijn van medewerkers: een topprioriteit

Het is helemaal waar: een hybride werkwijze biedt mogelijkheden om flexibel te werken en bespaart tijd en kosten. Tegelijk groeit het besef dat werken volgens een hybride werkmodel betekent dat er extra behoefte is aan collegiale ondersteuning, en dat het waarborgen van de mentale en fysieke gezondheid van medewerkers topprioriteit moet zijn.

Een van de redenen hiervoor is dat het creëren van een nieuw werkritme en het combineren van werk en privéleven uitdagend niet eenvoudig zijn. Bovendien kunnen sommige thuiswerkers last krijgen van gevoelens van eenzaamheid en isolement.

Als iemand op kantoor werkt, merken managers of collega’s veel sneller wanneer iemand overwerkt raakt of zich moe voelt. In een persoonlijk gesprek is het gemakkelijker om een praatje te maken en iemand even te vragen hoe het gaat. Daarom is het belangrijk om medewerkers te helpen de juiste vaardigheden te ontwikkelen om een gezonde werkbalans te organiseren. Goede ondersteuningsprogramma's zijn daarvoor onmisbaar.

Hybride werken verbeteren: 6 tips

Nieuwe manieren van werken die passen bij de huidige realiteit vragen om flexibiliteit en de bereidheid om te experimenteren. Het is zaak om open te staan voor verandering. De volgende inzichten kunnen helpen om effectiever aan de slag te gaan met hybride werken:

1. Maak duidelijk dat de overgang naar hybride werken vraagt om experimenteren en dat er een leercurve zal zijn. Verwacht niet dat alles meteen perfect gaat.
2. Betrokkenheid van de medewerkers is essentieel voor een geslaagde uitwerking van de nieuwe werkwijze.
3. Leidinggevenden spelen een cruciale rol bij het creëren van een cultuur van inclusiviteit en betrokkenheid voor iedereen, op kantoor én op afstand.
4. Er moeten communicatiemiddelen komen voor gelijke toegang tot informatie en deelname aan vergaderingen, workshops en andere (online) activiteiten.
5. Geef top-prioriteit aan wervings- en onboardingprocessen om (potentiële) nieuwe medewerkers een optimale candidate of employee experience te bieden – iedereen voelt zich graag welkom en gezien.
6. Start een ondersteuningsprogramma om de mentale en fysieke gezondheid te bevorderen. Tevreden medewerkers zijn de beste ambassadeur van je organisatie, waar ze ook werken.