Tip 1: Bepaal je wervingsstrategie
Een nieuw recruitmentsysteem helpt je niet om efficiënt aan nog betere kandidaten te komen. Daar heb je een goede wervingsstrategie voor nodig. Wel is de lancering van een nieuw systeem een goed moment om je strategie vast te stellen of aan te scherpen.
Hier vind je uitstekende handvatten voor jouw wervingsstrategie.
Tip 2: Ervaar zelf de candidate experience
Gebruik je een digitaal recruitmentsysteem, dan is het belangrijk om te weten op welke momenten en op welke manier jouw doelgroep in aanraking komt met jouw organisatie. Als recruiter of beoordelaar van kandidaten zou je deze candidate experience eigenlijk zelf ook eens moeten doorlopen, zodat je weet welke indrukken iemand krijgt tijdens het sollicitatieproces. Geef je de candidate experience genoeg aandacht, dan kun je een sterk werkgeversmerk opbouwen, dat bijdraagt aan een gemotiveerde start van je nieuwe medewerkers.
Het is belangrijk ook aandacht te besteden aan de candidate experience van kandidaten die niet worden aangenomen. Kandidaten die in het werving- en selectieproces worden afgewezen en een negatieve candidate experience ervaren, delen dit in 70% van de gevallen met vrienden, familie en zakelijk netwerk. Goede ervaringen worden overigens ook gedeeld, nog vaker dan negatieve ervaringen!
Tip 3: Werk aan draagvlak
Om een project te laten slagen, is het nodig de stakeholders continu op de hoogte te houden van de voortgang. Neem mensen daarom mee in wat je wilt bereiken, zodat iedereen de voordelen van het systeem kent en leidinggevenden precies weten hoe ze het systeem moeten inzetten om die voordelen te behalen.
De communicatie aan stakeholders leg je vast in een communicatieplan. Dit wordt vaak over het hoofd gezien. Het implementeren van een recruitmentsysteem neemt veel tijd in beslag en vaak doen we de communicatie er een beetje bij. Omdat die communicatie in veel gevallen te laat plaatsvindt (vaak pas aan het einde van een project), wordt de kans op een succesvolle implementatie kleiner. Sta daarom al in het eerste gedeelte van het project stil bij de communicatie richting je gebruikers en de rest van de organisatie.
Tips voor het opstellen van een communicatieplan:
- Benoem de ambassadeurs binnen HR, marketing/communicatie en het management.
- Definieer de visie en de voordelen die het oplevert en blijf die herhalen.
- Benadruk de managementinformatie, daar lopen managers voor warm!
- Besteed ook aandacht aan evaluatie en nazorg.
Tip 4: Trainen, trainen, trainen
En dan is het zover – het moment dat je het nieuwe digitale recruitmentsysteem in gebruik gaat nemen. Dit is het moment om ervoor te zorgen dat de gebruikers enthousiast worden en precies weten hoe het systeem werkt, zodat zij met vertrouwen hun taken en bevoegdheden kunnen uitvoeren. Want pas na de livegang begint het echte werk!
Training
Nadat je hebt bepaald welke verschillende groepen gebruikers er zijn binnen het systeem, organiseer je een training voor de livegang die aansluit bij de bevoegdheden van deze gebruikers. Wie maakt de vacatures aan in het systeem, wie gaat kandidaten beoordelen, hoe gaat dat in zijn werk en hoe communiceer je met de kandidaten en andere beoordelaars? Al deze onderwerpen moeten aan bod komen. Als gebruikers in dit stadium al vragen hebben, kun je die meteen beantwoorden.
Zelf doen
Verstrek de gebruikers vooraf al de inloggegevens, zodat ze al feeling hebben met het systeem. Zorg ook voor een korte handleiding waarmee ze zelf informatie kunnen opzoeken.
Up-to-date
Zorg er tot slot voor dat nieuwe functionaliteiten ook worden gecommuniceerd aan de gebruikers. Zo is iedereen altijd up-to-date en kun je altijd optimaal gebruikmaken van het recruitmentsysteem.
Tip 5: Gebruik data!
De krappe arbeidsmarkt zorgt voor veel problemen. Zo meldt Indeed dat bijna iedere sector nu krapte kent, met als gevolg dat bijna de helft van alle vacatures langer dan twee maanden open blijft staan. Een efficiënt recruitmentproces is op dit moment dan ook geen overbodige luxe.
Een nieuw recruitmentsysteem helpt de organisatie vooral door kennis te halen uit de data in het systeem. Maar waar begin je als het gaat om data van je recruitmentproces? En nog belangrijker: hoe kun je actie ondernemen op die data en je proces optimaliseren?
Dit zijn de belangrijkste recruitment-KPI’s. Inzicht in deze KPI’s zorgt ervoor dat je proces efficiënter wordt en je wervingsproces gestroomlijnder.
Sta jij ook op het punt een nieuw recruitmentsysteem te implementeren?
Denk dan nog even aan deze vijf tips en vergeet niet de hele organisatie erbij te betrekken. Het implementeren van een recruitmentsysteem is geen one man show, maar een team effort.
