Een loonstrook zonder BSN? Onacceptabel!

Neem de periodieke loonaangifte richting de Belastingdienst. Deze kent als sleutelgegeven voor de administratie het loonheffingennummer en voor de medewerker het BSN en het volgnummer inkomstenverhouding. Vanuit deze periodieke loonaangifte wordt de Polisadministratie van het UWV gevuld. Die Polisadministratie vormt de basis voor diverse afnemers die bijvoorbeeld de uitkeringsrechten, toeslagen en andere sociale rechten veelal geautomatiseerd bepalen.

Fouten

Voor medewerkers is het dus heel belangrijk dat er geen fouten worden gemaakt in het verwerken van het BSN in de salarisadministratie. Toch worden die fouten vaak gemaakt, zo blijkt uit terugkoppeling van de Belastingdienst op de periodieke loonaangiften. Iedere maand worden bij zo’n 14.000 medewerkers fouten geconstateerd in het verwerkte BSN. Voor deze medewerkers geldt dat zij mogelijk geen of te lage uitkeringsrechten opbouwen, onterecht toeslagen mislopen of ontvangen en misschien geen pensioen opbouwen.

Als er zoveel fouten worden gemaakt in de verwerking van het belangrijkste gegeven in de salarisadministratie, zou het dan niet logisch zijn dat de werkgever dit gegeven ook op de loonstrook zet? Dan kunnen medewerkers tenminste zelf de correctheid nagaan.

Geen wet

Tot 2018 stond het BSN ook bij vrijwel iedere werknemer op de loonstrook, dit op advies van de Belastingdienst. De Belastingdienst vond dit dus blijkbaar belangrijk. Met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) als vervanging van de wet Bescherming Persoonsgegevens kwamen ook de vragen op welke wetgeving dit advies gebaseerd was. Er blijkt geen wet te zijn die werkgevers verplicht om de eigen gegevens van de medewerker, zoals het BSN, op de loonstrook van diezelfde werknemer te zetten. De Belastingdienst heeft daarom het advies om het BSN op de loonstrook te zetten verwijderd uit het Handboek Loonheffingen.

Kolder

Voor een aantal accountants is het verwijderen van dit advies door de Belastingdienst reden om te verkondigen dat het BSN niet meer op de loonstrook mag staan. Klopt deze stelling? Het korte antwoord luidt: Nee, dit is volkomen kolder! Er is helemaal geen wetgeving nodig om de eigen gegevens van de medewerker op zijn eigen loonstrook te vermelden. De medewerker is eigenaar van die gegevens, hij mag daarover dus altijd beschikken.

Artikel 15

Er is bovendien wetgeving die regelt dat je verplicht bent een overzicht te verstrekken van alle in de administratie opgenomen en/of verwerkte persoonsgegevens van je medewerker op het moment dat deze jou daarom verzoekt. Dat is de AVG, artikel 15! Het laatste wat je wilt is een medewerker die, met beroep op dit artikel van de AVG, inzage eist om te controleren of zijn gegevens correct zijn verwerkt.

Inzage

De medewerker heeft in principe recht op inzage in ál zijn persoonsgegevens. Dit is inclusief persoonsgegevens uit e-mails, opgenomen telefoongesprekken en correspondentie die in de organisatie heeft plaatsgevonden over de medewerker of met andere organisaties, zoals de Belastingdienst, het UWV of het pensioenfonds. En al is er geen wetgeving nodig om de medewerker zijn eigen persoonsgegevens te presenteren op zijn loonstrook, die wetgeving is er wel: ook die staat in de AVG, artikel 13, 14 en 16.

Controleren van gegevens

Je moet de medewerker op de hoogte stellen van het feit dat verwerking van zijn persoonsgegevens plaatsvindt of zal plaatsvinden en wat de doeleinden hiervan zijn. De AVG geeft aan welke informatie in ieder geval verstrekt moet worden, bijvoorbeeld informatie over de periode, de rechten van betrokkene, de bron van gegevens en de juridische grondslag voor de verwerking. En als de verwerkte gegevens onjuist zijn, heeft de medewerker recht op rectificatie dan wel het recht een aanvullende verklaring te verstrekken wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van onvolledige gegevens. En hoe kan de medewerker deze gegevens het eenvoudigst controleren? Precies, via zijn salarisspecificatie.

Een loonstrook zonder BSN? Geen enkele medewerker zou dit nog langer moeten accepteren!