Neem de periodieke loonaangifte richting de Belastingdienst. Deze kent als sleutelgegeven voor de administratie het loonheffingennummer en voor de medewerker het BSN en het volgnummer inkomstenverhouding. Vanuit deze periodieke loonaangifte wordt de Polisadministratie van het UWV gevuld. Die Polisadministratie vormt de basis voor diverse afnemers die bijvoorbeeld de uitkeringsrechten, toeslagen en andere sociale rechten veelal geautomatiseerd bepalen.
Fouten
Voor medewerkers is het dus heel belangrijk dat er geen fouten worden gemaakt in het verwerken van het BSN in de salarisadministratie. Toch worden die fouten vaak gemaakt, zo blijkt uit terugkoppeling van de Belastingdienst op de periodieke loonaangiften. Iedere maand worden bij zo’n 14.000 medewerkers fouten geconstateerd in het verwerkte BSN. Voor deze medewerkers geldt dat zij mogelijk geen of te lage uitkeringsrechten opbouwen, onterecht toeslagen mislopen of ontvangen en misschien geen pensioen opbouwen.
Als er zoveel fouten worden gemaakt in de verwerking van het belangrijkste gegeven in de salarisadministratie, zou het dan niet logisch zijn dat de werkgever dit gegeven ook op de loonstrook zet? Dan kunnen medewerkers tenminste zelf de correctheid nagaan.
Geen wet
Tot 2018 stond het BSN ook bij vrijwel iedere werknemer op de loonstrook, dit op advies van de Belastingdienst. De Belastingdienst vond dit dus blijkbaar belangrijk. Met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) als vervanging van de wet Bescherming Persoonsgegevens kwamen ook de vragen op welke wetgeving dit advies gebaseerd was. Er blijkt geen wet te zijn die werkgevers verplicht om de eigen gegevens van de medewerker, zoals het BSN, op de loonstrook van diezelfde werknemer te zetten. De Belastingdienst heeft daarom het advies om het BSN op de loonstrook te zetten verwijderd uit het Handboek Loonheffingen.
