Horst aan de Maas werkt datagedreven

Bij steeds meer gemeenten wordt de invloed van datagedreven werken groter en groter. Daarbij is het van groot belang om te kijken welke data waardevol zijn en welke niet. Bij de Noord-Limburgse gemeente Horst aan de Maas was de decentralisatie van de jeugdhulpverlening aanleiding om datagedreven te gaan werken in het sociaal domein.

Ramon Storer, Business Analist sociaal domein en projectleider, is daar vanaf het allereerste moment nauw bij betrokken. “We zijn in 2017 serieus begonnen, toen we merkten dat de financiële tekorten in de jeugdhulp heel snel opliepen. We hadden niet of nauwelijks grip op dit domein en alles wat op ons afkwam, overviel ons een beetje. Daar waren we niet uniek in, want dat speelde landelijk. Het was wel de belangrijkste reden om als gemeente te investeren – en dat hebben we overigens best fors gedaan - in datagedreven werken en het beschikbaar krijgen van die data om de benodigde informatie boven tafel te krijgen.”

“We liepen er tegenaan dat we overvallen werden met allerlei facturen en hoge bedragen vanaf het moment dat de rijksoverheid de Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning), participatie en jeugdhulpverlening heeft gedecentraliseerd”, vertelt Ramon Storer. “Het onderdeel jeugd was voor ons eigenlijk compleet nieuw. In 2015 en 2016 hadden we – tegen het landelijke beeld in - op dat terrein nog een financieel overschot en dat is in korte tijd omgeslagen. Juist omdat de administratie geen goed actueel beeld gaf.”

Het maken van betrouwbare financiële prognoses bleek lastig

Storer geeft aan dat de gemeente in 2017 werd overvallen met bedragen uit voorgaande jaren waar geen rekening mee was gehouden. “We probeerden natuurlijk, met de data die we hadden, zo goed mogelijk prognoses te maken over de kostenontwikkeling , maar dat werkte niet goed meer. Tot 2017 werden bijvoorbeeld facturen met bijbehorende pdf’s per e-mail uitgewisseld. Iets anders was er niet. Maar in 2017 zijn de meeste gemeenten – en wij dus ook - overgestapt op het berichtenverkeer en kreeg je digitaal meer informatie. De inhoud van de berichten werd vastgelegd en dat kwam voor ons op een mooi moment. Want tot die tijd leidde financiële prognoses te vaak tot verrassingen. En dat wil je natuurlijk niet als gemeente. Je wilt niet in het laatste kwartaal van het boekjaar of het eerste kwartaal van het volgende boekjaar verrast worden met tegenvallers van enkele miljoenen.”

Hoe hebben jullie dat toen aangepakt?

Job Vogels: “We wilden iets opleveren dat in de praktijk bruikbaar was. Het moest echt toegevoegde waarde hebben; projecten hadden in het verleden al te vaak tools opgeleverd die niet of nauwelijks werden gebruikt. Vandaar dat is gekozen iemand van de vakafdeling (sociaal domein) te benoemen als projectleider van deze grotendeels technische operatie. Tezamen met een uitstekend team van informatie adviseurs, business intelligence specialisten en systeembeheerders en de steun van het management hebben dit project tot een succes gemaakt.”

Volgens Ramon was er al snel overeenstemming over het dashboard, waarop je kunt zien welke data en achtergrondinformatie er allemaal beschikbaar is. “Maar de achterkant is veel belangrijker, want daar wordt dat dashboard op basis van de systemen die we gebruiken steeds automatisch vernieuwd. Dat moet je dus goed op orde hebben en houden.”

Verantwoordelijkheid

Ramon Storer stelt dat er in Horst aan de Maas ook nog een andere reden was om datagedreven te gaan werken. “De functie- en applicatiebeheerders in het sociaal domein werden overstelpt met vragen over data en informatie over het sociaal beleid. En dat was allemaal maatwerk of handwerk. Deze medewerkers zijn juist verantwoordelijk voor de inrichting van de verschillende systemen in het sociaal domein. Dat is hun kerntaak en niet het draaien van managementrapportages waar ze veel tijd mee kwijt waren.”

“Onze beleidsmakers zijn steeds nauw bij de ontwikkelingen betrokken geweest”, vertelt Ramon. “Zij weten heel goed welke informatie waar nodig is. Die hebben echt de koppen bij elkaar gestoken om te kijken welke problemen er speelden en voelden de noodzaak om het samen met ons goed te regelen. We hebben ook gekeken naar wat de gevolgen konden zijn als we niet zouden gaan automatiseren. Ook zijn er sessies geweest met alle medewerkers om tot een goed resultaat te komen. We hebben het echt projectmatig aangepakt.”

Veel tijd zit in inrichting IT-landschap

“Maar die achterkant, de inrichting van je IT-landschap, daar is dus heel veel tijd in gaan zitten.” Volgens Ramon Storer is het wel van belang dat iedereen in de organisatie, zowel de medewerkers, managers als ook het nieuwe college van burgemeester en wethouders destijds bij de plannen en de voortgang betrokken zijn geweest. “Binnen een half jaar hadden we goede dashboards, daar zijn we een rondje mee door de organisatie gegaan. Ook gingen we langs de verschillende managers en iedereen was eigenlijk meteen enthousiast. Het gevoel was echt: ‘Jongens, dit moeten we breed gaan uitrollen.’”

Het dagelijks gebruik van het dashboard in de organisatie is wel een aandachtspunt geweest. Ramon Storer: “Dat gaat niet vanzelf. Daar zie je ook verschillen tussen mensen ontstaan. Sommigen omarmen het en anderen willen het zo ver mogelijk van zich afhouden. Daardoor heeft het wel langer geduurd dan gepland en eigenlijk zijn we er nog steeds niet helemaal. Maar de informatie is allemaal heel toegankelijk en het dashboard kun je ook heel intuïtief gebruiken; iemand die weinig verstand heeft van computers, kan er ook heel goed mee werken. Maar toch zie je dat - om tot goede beslissingen te komen en beleid te maken - het gebruik nog altijd beter kan.”