Als jouw organisatie al werkt met Microsoft 365, dan is de vraag niet of je met Copilot aan de slag gaat, maar wanneer. En hoe je zorgt dat medewerkers er ook echt productiever door worden.
Wat is M365 Copilot precies?
M365 Copilot bestaat in meerdere vormen. De meest laagdrempelige variant is M365 Copilot Chat. Deze zit standaard in je M365-licentie en werkt als een AI-chatfunctie binnen Teams of in de browser. Een veilig en goed alternatief voor bijvoorbeeld ChatGPT, omdat het LLM (Large Language Model) niet wordt getraind, maar binnen je beveiligde Microsoft-omgeving blijft.
De meer geavanceerde versie is Microsoft 365 Copilot. Die integreert AI direct in de M365-apps zoals Word, Teams, Loop, Outlook, Excel en PowerPoint. Hiervoor is een aparte licentie nodig, maar de mogelijkheden zijn ook een stuk uitgebreider. Denk aan het automatisch samenvatten van e-mails, notuleren/uitwerken van Teams vergaderingen, opstellen van documenten of analyseren van Excel-data – allemaal binnen je vertrouwde omgeving.
Start slim: heb je de basis op orde?
Klinkt veelbelovend, maar voordat je enthousiast met Copilot aan de slag gaat, is het verstandig om drie vragen te stellen als organisatie:
- Werken je medewerkers al effectief samen in Teams, en zijn hier werkafspraken over.
- Begrijpen je medewerkers waar hun documenten staan, en wat de verschillen tussen bijvoorbeeld Teams en OneDrive zijn.
- Hebben ze de juiste (en voldoende) digitale vaardigheden samenwerken in Microsoft 365 te snappen.
Is het antwoord op één van deze vragen “nee”? Dan is M365 Copilot waarschijnlijk geen gamechanger, maar eerder een bron van frustratie. De basis in M365 moet op orde zijn voordat AI met M365 Copilot echt waarde toevoegt.
Copilot verandert niets aan rechten - maar kijk wél goed naar je data
Een veelgehoorde misvatting is dat M365 Copilot zelf rechten aanpast in je omgeving. Dat klopt niet. M365 Copilot doet niets met toegangsinstellingen. Maar dat betekent niet dat je geen risico loopt. M365 Copilot toont informatie waar gebruikers al toegang toe hebben – inclusief documenten die onbedoeld breder gedeeld zijn dan bedoeld.
Daarom is het verstandig om te starten met een proof of concept. Zo ontdek je waar mogelijke risico’s liggen, bijvoorbeeld rond ‘oversharing’ of verkeerd ingestelde rechten, zonder direct in de hele organisatie te implementeren.
Security en adoptie: geen bijzaak maar basisvoorwaarde
De inzet van AI vraagt om meer dan alleen techniek. Security is een fundamenteel onderdeel van elke M365 Copilot-implementatie. Denk aan gegevensclassificatie, DLP-beleid en identity & access management. AI werkt alleen veilig als de omgeving veilig is ingericht.
Daarnaast is adoptie geen nice-to-have, maar randvoorwaardelijk. Een AI-assistent zoals M365 Copilot is zo slim als degene die hem gebruikt. Zonder beleid, training en begeleiding wordt M365 Copilot onderbenut – of erger: onjuist gebruikt.
De AI-ontwikkelingen binnen M365 Copilot gaan razendsnel
Wat vandaag nieuw is, is over een paar maanden alweer achterhaald. Microsoft rolt continu nieuwe functies uit, ook binnen M365. Een training van nu is over zes maanden verouderd. Dat vraagt om een andere manier van implementeren: klein beginnen, continu leren, en flexibel aanpassen.
Daarom geloven wij in een aanpak met beleid: stap voor stap, met grip op de technologie én op de mensen die ermee gaan werken.
Onze aanpak: Copilot met beleid
Wij helpen organisaties die willen starten met M365 Copilot vanuit de visie ‘Copilot met beleid’. Dat begint met inzicht in waar je nu staat: hoe je medewerkers werken, hoe je omgeving is ingericht en waar de risico’s zitten. Vervolgens begeleiden we je in het maken van slimme keuzes: welke variant van Copilot past bij jouw organisatie, hoe begin je kleinschalig, en hoe borg je adoptie en security?
Daarnaast organiseren we regelmatig klantevents rond M365 Copilot. Een mooie kans om ervaringen te delen, vragen te stellen aan experts en te zien hoe anderen ermee werken.
Meer weten?
Wil je weten wat Copilot voor jouw organisatie kan betekenen? Of ben je benieuwd waar je moet beginnen? Neem contact op met onze Microsoft 365 Consultants via m365.diensten@centric.eu.
