In de kern omvat Process Mining het verzamelen en analyseren van gegevens uit verschillende bronnen om patronen en trends in de manier waarop werk wordt uitgevoerd te identificeren. Dit kunnen gegevens zijn van systemen als ERP en CRM, maar ook event logs en andere bronnen. Door deze gegevens te analyseren, wordt diep inzicht verkregen in hoe het werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd binnen een organisatie. Dit inzicht kan worden gebruikt om gebieden te identificeren voor verbetering en optimalisatie.
Data science
Process Mining: waar gaat het eigenlijk over?
Process Mining is een relatief nieuw vakgebied, waarbij data uit digitale systemen wordt gebruikt om inzicht te krijgen in de onderliggende processen die in een organisatie plaatsvinden. Deze aanpak is de afgelopen jaren steeds populairder geworden, doordat meer organisaties de waarde inzien van het gebruik van data om besluitvorming te stimuleren en efficiëntie te verbeteren.
Process Mining in drie stappen
Er zijn drie hoofdstappen in het Process Mining-proces:
- Data preparation: in deze stap worden gegevens uit verschillende bronnen gehaald en voorbereid voor analyse. Denk aan het opschonen en transformeren van data, maar ook aan het in kaart brengen ervan naar een standaard datamodel.
- Process discovery: in deze stap worden de gegevens geanalyseerd om de onderliggende processen te identificeren. Dit kan een verscheidenheid aan technieken omvatten, waaronder process flow analyse, processimulatie en statistische analyse.
- Process improvement: in deze stap worden de inzichten uit de analyse gebruikt om gebieden voor verbetering en optimalisatie te identificeren. Nader onderzoek in die procesonderdelen kan uitwijzen waarom iets anders verloopt dan verwacht. Bijvoorbeeld een extra wachttijd tussen twee processtappen, of een herhaling van zetten. Oorzaken kunnen nu doelgericht worden weggenomen. Het kan daarbij gaan om betere informatievoorziening bij aanvang van een proces of om wijzigingen in de onderliggende processen. In dit laatste geval kan het leiden tot doeltreffende wijzigingsverzoeken voor de werking van systemen en tools die worden gebruikt om die processen te ondersteunen.
Productiviteitsverbetering
Process Mining heeft een aantal voordelen voor organisaties die het gebruiken. Ten eerste is het een uiterst grondige en transparantie manier om gebieden voor verbetering en optimalisatie te identificeren. Naast identificatie worden de procesknelpunten ook direct gekwantificeerd in termen van aantallen gebeurtenissen en de doorlooptijd of werktijd die daarbij in het geding is. Dit is essentieel op het moment dat je wilt besluiten wel of niet iets aan het knelpunt te doen. Denk hierbij aan onderbouwing voor het prioriteren van wijzigingsvoorstellen en input voor businesscases. Ook signaleert Process Mining zaken die anders mogelijk onopgemerkt zouden blijven.
Compliance waarborg
Process Mining kan organisaties ook helpen om te zorgen voor naleving van regelgeving en normen. Door gegevens uit verschillende bronnen met Process Mining te analyseren, wordt in één oogopslag duidelijk of de beoogde controles en approvals in potentiële risicogebieden in alle gevallen zijn doorlopen. Uitzonderingen worden adequaat geïdentificeerd, waardoor de organisatie aantoonbaar aan alle noodzakelijke vereisten kan voldoen en zaken kan bijstellen waar nodig.
Aanpassingsvermogen
Een ander belangrijk voordeel van Process Mining is dat het organisaties kan helpen om wendbaarder en responsiever te worden. Omstandigheden binnen en buiten een organisatie veranderen vrijwel continu. Wat betekent dit voor de werkwijzen? Door in te zien hoe het werk binnen de organisatie wordt uitgevoerd, kun je kansen voor automatisering en andere vormen van procesverbetering identificeren. Dit helpt de activiteiten te stroomlijnen en de organisatie wendbaarder en flexibeler te maken in het licht van veranderende marktomstandigheden.
Process Mining is dus een krachtige tool die organisaties kan helpen een diepgaand inzicht te krijgen in hoe het werk binnen hun systemen wordt uitgevoerd. Door gegevens uit verschillende bronnen te analyseren, kun je gebieden voor verbetering en optimalisatie identificeren, naleving van voorschriften en normen waarborgen en de organisatie flexibeler en responsiever maken. Naarmate meer organisaties de waarde van datagestuurde besluitvorming erkennen, blijkt Process Mining een onontbeerlijk instrument voor het stimuleren van zakelijk succes.
Meer weten over Process Mining? Luister dan nu naar onze podcast.
