De belofte van Microsoft Teams blijft vaak liggen

Wat gaat er mis? En belangrijker: wat kun je doen om wél alles uit Teams te halen?

De technologie werkt, maar de samenwerking niet

Veel organisaties hebben in korte tijd Microsoft Teams geïmplementeerd. De technische uitrol was snel geregeld. Maar het succes van Teams hangt zelden af van techniek. De echte uitdaging zit in de manier waarop mensen ermee werken.

We horen vaak dezelfde geluiden:

• “Mensen blijven alles mailen.”
• “Niemand weet wat waar hoort.”
• “Teams is handig voor vergaderen, maar verder gebruiken we het nauwelijks.”
• “We hebben 300 Teams, maar niemand weet welke nog actief zijn.”

Herkenbaar? Dan ben je niet de enige. Teams wordt vaak wel ‘ingeschakeld’, maar niet ingebed in het dagelijks werk. En precies daar zit de crux.

Samenwerken vraagt meer dan tools

Microsoft Teams is ontworpen voor het moderne werken door communicatie, samenwerking en informatie op één plek te bundelen. Maar zonder goede werkafspraken, structuur en gedragsverandering, blijft het bij goede bedoelingen.

Teams verandert namelijk niet alleen de technologie, maar ook de manier waarop mensen op een moderne manier met elkaar kunnen samenwerken. Wie verantwoordelijk is voor wat, hoe je omgaat met meldingen, hoe je documenten beheert, hoe je besluitvorming structureert. Het vraagt nieuwe afspraken én een gedeeld inzicht in ‘hoe we hier samenwerken’.

De rol van teamleiders is cruciaal

Een belangrijke maar vaak onderschatte factor in het succes van Teams is de rol van teamleiders, projectleiders en coördinatoren. Als zij Teams niet actief gebruiken of geen duidelijke verwachtingen uitspreken, dan blijft het gebruik vrijblijvend. Terwijl juist zij een sleutelrol hebben in het aanjagen van nieuw gedrag en het faciliteren van goede werkafspraken.

Zo maak je Teams wél succesvol

Een goed werkende Teams-omgeving ontstaat niet vanzelf. Organisaties die het verschil maken, investeren niet alleen in technologie, maar vooral in mensen. Drie elementen blijken daarbij essentieel:

1. Werkprocessen centraal stellen: Teams moet geen extra tool zijn, maar de plek waar het werk gebeurt. Laat werkprocessen leidend zijn en organiseer de Teams-structuur daaromheen.
2. Heldere afspraken per team of afdeling: Hoe gebruiken we kanalen? Wat zetten we in een chat, wat in een post? Waar bewaren we documenten? Duidelijke richtlijnen zorgen voor rust en consistentie.
3. Training en begeleiding: Niet alleen uitleg wat Teams is, maar vooral hoe je het slim gebruikt. Met aandacht voor gedragsverandering, praktijkvoorbeelden en ruimte om te oefenen.

Een laagdrempelige stap om te beginnen

Wil je onderzoeken hoe jouw organisatie Teams écht effectief kan inzetten als onderdeel van de moderne werkplek? Dan is het slim om klein te beginnen. Bijvoorbeeld met een compacte, praktijkgerichte training voor een team, projectgroep of afdelingsleiders. In kleine setting, met herkenbare voorbeelden en directe toepasbaarheid.

Nieuwsgierig hoe dat eruitziet? Plan vrijblijvend een kennismaking rondom onze Microsoft Teams Change & Adoptie training. We denken graag met je mee.