“Analisten zijn tachtig procent van hun tijd kwijt om het kaf van het koren te scheiden”
“Sommige mensen hebben van nature meer interesse in data dan andere. Dat is altijd goed om in het achterhoofd te houden.” Dat zegt Ramon Storer, projectleider en Business Analist Sociaal Domein bij de gemeente Horst aan de Maas. Het gesprek gaat over de impact van datagedreven werken en de kansen die deze manier van werken kan opleveren. “Bij het domein jeugd hadden we bijvoorbeeld twee beleidsmedewerkers die het datagedreven werken vanaf het allereerste begin omarmden. En je ziet ook dat de jongere medewerkers het sneller oppakken dan de oudere medewerkers - waar in het sociaal domein nu min of meer een pensioengolf gaande is. Maar het is ook een kwestie van gewenning. Als je jarenlang gewend bent om iets op een bepaalde manier te doen en je krijgt iets nieuws aangereikt, dan gaat het allemaal niet vanzelf. Daar ondersteunen we vanuit informatievoorziening natuurlijk ook bij.”
Rik Miltenburg, Business Intelligence Specialist bij de gemeente Horst aan de Maas wijst erop dat het ontwikkelen van nieuwe dashboards niet altijd gemakkelijk is. “We zien regelmatig dat data niet goed worden vastgelegd in de bronsystemen, waardoor dashboards als onbetrouwbaar worden bestempeld. We proberen dan aan de vakafdelingen inzichtelijk te maken waar het mis gaat. Deze transparantie ervaren sommige medewerkers als een vorm van controle en daarmee als een bedreiging. Dat is uiteraard niet de bedoeling. Inzet is om de datakwaliteit te verbeteren en daarmee de informatiewaarde van de dashboards te vergroten.”
“Het is een gevoel dat vaker voorbijkomt in organisaties als ze voor de eerste keer echt datagedreven werken aan de slag gaan. Analisten zijn bijvoorbeeld bezig om in tachtig procent van de tijd het kaf van het koren te scheiden. Dat klopt echt wel”, stelt Rik Miltenburg. “Bij het datawarehouse zijn we dus de meeste tijd bezig om de juiste informatie op het dashboard te krijgen. Om dat op de juiste manier te visualiseren, is nog maar 10 tot 15 procent van ons werk. Daar zit de uitdaging dan ook niet meer in.”
Ramon Storer vult aan: “Bij de ontwikkeling van dashboards maken we zoveel mogelijk gebruik van bestaande data. We proberen de administratieve belasting van medewerkers niet nog meer te vergoten, tenzij het echt niet anders kan. Het is dan ook belangrijk duidelijk te maken waarom extra registratie noodzakelijk is. Er werken in het sociaal domein veel zorgmedewerkers en hun hart en passie ligt logischerwijs niet bij administratieve werkzaamheden.
Komt er ook veel data beschikbaar die herzien moet worden door bijvoorbeeld de invoermethodes anders te organiseren?
Job Vogels, Chief Data Officer bij de gemeente Horst aan de Maas: “We hebben de keuze gemaakt om de dingen vrij snel inzichtelijk te maken, snel plaatjes te presenteren, waardoor we het gesprek aan konden gaan. Een goed voorbeeld daarbij was dat er een wens lag om goed te kunnen sturen op de verwijzingen. In de praktijk bleek dat dit in tachtig procent van de gevallen niet werd geregistreerd. We hebben laten zien ‘Kijk, dit is er aan de hand. En als je beter inzicht wilt hebben, moet je eraan werken.’ Daaruit kwamen andere vragen naar voren en werden andere keuzes werden gemaakt. Dat waren hele interessante gesprekken, waarbij we toch boven tafel kregen wat er mis was met de data en hoe dat opgelost kon worden. Bijvoorbeeld door strengere eisen te stellen aan zorgaanbieders hoe ze hun data moeten aanleveren. Je spreekt eigenlijk over en weer kwaliteitseisen af.”
Kennis van het sociale domein
Het invoeren van data vergt dus wel degelijk extra tijd. Hoe heb je die focus toch bij de medewerkers kunnen krijgen dat er wel naar gekeken wordt? Ramon Storer: “Ik heb in het sociale domein al diverse functies gehad en kende dus ook het backoffice systeem. Daardoor had ik het voordeel dat ik goed kon duiden welke data we nodig hadden. Maar daar is wel veel tijd in gaan zitten” Job Vogels vult aan: “Met z’n tweeën konden we best ver komen, omdat Ramon dus kennis had van het sociale domein en ik vanuit mijn kant het ontwikkelen van data kon invullen. Dus dat werkte lekker snel. We hebben ook altijd voor ogen gehouden van wat kan er nog meer. Op een gegeven moment kwam er een voorbeeld vanuit een beleidsmedewerker die een bepaalde vraag had die niet opgelost kon worden. Kunnen jullie daar iets mee? Dat ging over de compensatieregeling voogdij en 18 plus, een vrij complexe vraagstelling. Maar we konden diegene helpen en zo iemand is dan ook meteen ‘fan’ om het zo maar te zeggen. Je moet heel erg je radar aan zetten als mensen geholpen willen worden.”
Successen laten zien in de organisatie
Ramon Storer: “We hebben best wel snel successen kunnen boeken. Bijvoorbeeld op basis van onze Top 25 analyse, waarbij we erachter kwamen dat we als gemeente hulp dubbel betaalden. Door verbanden te leggen via het datagedreven werken heeft dat naderhand geleid tot aanzienlijke besparingen en in een aantal gevallen zelfs tot terugvorderingen van onrechtmatig betaalde hulp. Met jaarlijks ruim 40.000 declaratieregels is daar anders vrij lastig achter te komen. Dus het is belangrijk geweest dat we vrij snel successen hadden en dat ook konden laten zien in de organisatie.”
Wat mag wel en wat mag niet?
Job Vogels: “Wat mag er wel en wat niet? Daar zijn nogal wat verschillen tussen organisaties. Ik heb met verschillende organisaties gesprekken gehad die dachten dat sommige dingen niet mochten en daardoor geen stappen ondernamen. Dat was jammer, maar gelukkig heb we ons altijd heel erg vooruitstrevend opgesteld. Gesteund door het management, maar wel altijd met de vraag in het achterhoofd: ‘zijn we wel op een nette manier bezig?’ We hebben aan de andere kant ons nooit laten tegenhouden door iemand die zei ‘misschien mag dit niet?’ Het was altijd onze insteek dat we het gaan doen, natuurlijk wel met de nodige checks dat er geen al te rare dingen zouden gebeuren. Het is mooi dat er rondom privacy veel gesprekken op gang zijn gekomen door de AVG (Algemene verordening Gegevensbescherming). Helaas wordt ‘het mag niet’ ook als dooddoener gebruikt en heeft het wel degelijk zin om toch door te vragen om de juiste data beschikbaar te krijgen.
Het is altijd belangrijk te kijken naar de oplossingen die met data bereikt kunnen worden. “Oftewel, wie wordt hier gelukkiger van en wat kun je er mee”, stelt Ramon Storer. “Als daar geen positief antwoord op komt, gebeurt er niks mee, dan gaan we niks doen. En dat geldt ook voor die privacyvraag. We hebben de grenzen opgezocht, we zijn er overheen gegaan. We werden dan ook teruggefloten door de privacy officer, maar dat hoort bij het spel. Het gaat erom dat je gewoon moet beginnen en dan moet je af en toe een stapje terug. Anders kun je heel lang blijven hangen in een traject van besluitvorming of je het wel of niet moet doen en dat is jammer.”
Rik Miltenburg: “Wat je in het ruimtelijk domein zag, - voordat hier een business analist werkzaam was – was dat we de vragen die er speelden zelf op ons namen en dat het wel lastig was daar antwoord op te krijgen.” Je moet je als BI-specialist inlezen in een materie en vervolgens moet je er iets werkbaars van maken en dat ook nog eens samen met de beleidsmedewerkers van de grond zien te krijgen. Dat was de eerste paar jaar wel vrij lastig, maar sinds we er dus een business analist hebben zitten, zie je dat de juiste vragen worden aangehaald en dat we daar ook met de juiste dingen bezig zijn. En kunnen wij ons meer focussen op de inrichting aan de achterkant. Dat is wel een belangrijke zet geweest in het ruimtelijk domein. Voor ons eigen domein, waar Bedrijfsvoering, Informatievoorziening, HRM en Financiën onder vallen, pakken we die rol zelf nog wel omdat we dichterbij zitten en het beter te doen is.” Ramon Storer vult aan: “Zoals we het landschap hebben ingericht, kun je er heel makkelijk dingen aanhangen, of het nu een andere applicatie was maakte niet uit. Je kunt het nieuwe dashboard makkelijk aanpassen. Het is goed te overzien.”
Samen aan tafel
Job Vogels: “En je ziet nu dat we wat meer aan de wat meer integrale vraagstukken toekomen, waarbij we ook snel kunnen schakelen. Dat komt omdat we al zoveel data tot onze beschikking hebben, die we goed geborgd kunnen raadplegen. En dan zien dat via het thema Wonen en ook via het thema Veiligheid vragen gecombineerd kunnen worden, waardoor je ook de verbindende factor tussen de collega’s bent. Bijvoorbeeld in het ruimtelijk domein, waar ze met het woningbouw-dashboard bezig zijn geweest Je gaat dan samen kijken naar de prioritering van huur en koopwoningen in de verschillende wijken. Je probeert dan een karakteristiek van die wijk te maken en dan komen nog meer vragen naar voren. Zoals ‘Welke mensen wonen daar en krijgen ze zorg of geen zorg?’ Op een gegeven moment stel je dan de checkvraag of ze daar ook met hun collega van het sociale domein over hebben gesproken. Soms is dat - ook afhankelijk van de persoon – niet het geval en zet je ze samen aan tafel. Dan komt de oplossing vanzelf naar voren.”
In Horst aan de Maas werken ongeveer vierduizend internationale medewerkers, ongeveer 10 procent van de inwoners en daarmee is dat ook een groot thema volgens Ramon Storer. Daar zie je dat in veel gevallen het ruimtelijk domein – denk aan huisvesting – en het sociaal domein samenkomen en overleg nodig is. Maar ook op dat vlak zijn er lastige vraagstukken die nog goed uitgewerkt moeten worden. Daar zijn we nog volop mee bezig.”
