4 succesfactoren voor innovatie bij IT-outsourcing

1. Richting geven

Vaak wordt verwacht dat het uitbesteden van IT de innovatiekracht van een organisatie versterkt. Een verwachting geeft, als we de Van Dale erop naslaan, aan dat sprake is van een aanname of hoop dat een handeling of gebeurtenis ook werkelijk plaats gaat vinden. En je kent wellicht het spreekwoord assumption is the mother of all…, enfin hij is bekend. Zonder duidelijk richting te geven aan de verwachting ligt een teleurstelling op de loer. Het is allereerst van belang om helder te hebben op welk gebied en met welke doelstelling innovatie wenselijk is. Wordt bijvoorbeeld een inhoudelijke bijdrage verwacht in innovatie gericht op de ontwikkeling van nieuwe of bestaande product-marktcombinaties? Of is er behoefte aan een innovatief, ultra modern IT-platform, waarmee medewerkers en innovaties optimaal gefaciliteerd worden? Om aan verwachtingen te kunnen voldoen, is het van belang duidelijk richting te geven aan het containerbegrip innovatie. Vastlegging vindt plaats in de enterprise-architectuur van de organisatie, met als doel ervoor te zorgen dat een organisatie zich in de gekozen richting ontwikkelt.

2. Keuzes maken

Om snel en adequaat in te spelen op nieuwe ontwikkelingen, is het van belang om met de IT-partner technologisch up-to-date te zijn. Actief life-cycle-management vormt in principe de beste basis voor innovatie. Dit zorgt ervoor dat het niet nodig is eerst omvangrijke IT-projecten uit te voeren, voordat nieuwe functies en toepassingen in gebruik genomen kunnen worden. De gehele IT-omgeving volledig up-to-date houden met de laatste ontwikkelingen kan echter erg kostbaar zijn en is voor een stabiele run and maintain-situatie vaak niet nodig. Dit brengt wel met zich mee dat er soms keuzes gemaakt moeten worden. Deze keuzes worden gemaakt op basis van een businesscase. Waar is het van belang om up-to-date te blijven en waar is het voldoende om de IT-omgeving te onderhouden zonder concessies te doen aan de interoperabiliteit (mogelijkheid tot koppelen tussen systemen), continuïteit, beschikbaarheid en veiligheid? Vastlegging vindt plaats in de IT-strategie van de organisatie. Zo ontstaan kaders die ervoor zorgen dat de IT flexibel en wendbaar is op die onderdelen waarvoor het vereist is dat innovaties snel kunnen worden doorgevoerd.

3. Proces bepalen

In het artikel De impact van DevOps op outsourcing wordt nader ingegaan op de impact van de werkwijze bij innovatie en de samenwerking met de IT-partner. Vooral de wijze waarop de samenwerking met de externe IT-partner wordt aangestuurd, is van belang voor het succes van innovatie bij uitbesteding van IT. Enerzijds kennen we de traditionele manier, waarbij de prestaties van de IT-dienstverlener worden beoordeeld aan de hand van operationele KPI’s. Anderzijds is er de moderne manier, waarbij sprake is van gedeelde verantwoordelijkheid, wederzijds vertrouwen en KPI’s die gekoppeld zijn aan aantoonbare bijdragen aan de doelstellingen van een organisatie. Succesvol voldoen aan de verwachtingen van innovaties vraagt per onderwerp ook om duidelijkheid omtrent de methode om te komen tot innovatie. Concreet: wordt er gewerkt in korte sprints, waarbij development en operations iteratief met elkaar samenwerken? Wordt er gewerkt volgens de projectmatige methodiek van de Waterval, waarbij volgordelijk taken worden uitgevoerd en verantwoordelijkheden worden toegekend? Of wordt gekozen voor een combinatie van deze methoden? Als hier geen duidelijkheid over is, ligt mismatch in verwachtingen op de loer. Dit gaat ten koste van de innovatiekracht van de organisatie.

4. Mensen betrekken

Het succes van innoveren is, naast de technologie en het proces, sterk afhankelijk van de kennis, kunde en intrinsieke motivatie van de mensen die betrokken zijn. Afstemming tussen business (demand) en IT (supply) is een vereiste, op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. Daarbij is het zeer wenselijk dat vanuit de IT-zijde er domeinkennis is over de bedrijfsvoering. Vanuit de business-zijde moet er sprake zijn van affiniteit van IT en moet de basis IT-kennis op orde zijn. In dat geval spreken IT en business ‘dezelfde taal’. Kennis en kunde is echter nog niet voldoende om succesvolle innovatie mogelijk te maken. Mensen zijn sociale wezens, samenwerking en intrinsieke motivatie worden voor een belangrijk deel bepaald door emotionele aspecten. Hiervoor is het van belang dat business en IT het contact niet beperken tot rapportages en formele meetings, maar dat ook wordt samengewerkt op de werkvloer. Dit bevordert het vermogen om de veranderingen die innovaties met zich meebrengen succesvol te adopteren binnen de organisatie. Dus weg met die scheiding tussen IT en de business, zorg voor een hoge mate van wederzijdse betrokkenheid!