1. Welk type kanalen binnen Teams gaan we gebruiken?
Bij het opzetten van een team is de eerste vraag: welk type kanalen ga je gebruiken? Houd hierbij rekening met het volgende:
- Standaard kanalen zijn toegankelijk voor alle leden van een team en ideaal voor algemene samenwerking.
- Privékanalen bieden exclusiviteit, maar zijn minder flexibel als het gaat om gedeelde bronnen.
- Gedeelde kanalen openen deuren voor samenwerking met externe partijen, zonder dat je iedereen in je team hoeft op te nemen.
Een verkeerde keuze kan leiden tot inefficiëntie of zelfs dataverlies. Maak daarom bewuste keuzes en stem dit af met jouw teams of de business.
2. Wie mag de Teams-lobby overslaan?
Stel je voor: je organiseert een belangrijke vergadering, bijvoorbeeld een strategische sessie met je managementteam. Tijdens deze bijeenkomst wordt vertrouwelijke informatie gedeeld. Wie wil je direct toegang geven en wie moeten wachten in de lobby?
Misschien kies je ervoor dat alleen interne collega’s direct mogen deelnemen. Of wil je dat specifieke gasten met een uitnodiging ook direct kunnen deelnemen. En als je het helemaal open wilt stellen, kan dat ook, maar hoe veilig voelt dat voor deze specifieke sessie? Het instellen van wie direct toegang krijgt, lijkt misschien een nietsbetekende keuze, maar zo’n toegangsinstelling heeft grote invloed op hoe professioneel én veilig je vergaderingen zijn.
Ik merk zelf hoe belangrijk het is om hier bewust over na te denken. Bij vergaderingen met gevoelige informatie stel ik bijvoorbeeld altijd in dat alleen interne gebruikers en vooraf goedgekeurde gasten direct deelnemen. Zo waarborg ik de veiligheid en een soepel verloop: niemand hoeft te wachten en we kunnen meteen aan de slag.
Wat maakt deze instelling zo krachtig?
- Beveiliging: je beschermt belangrijke gesprekken en gevoelige informatie tegen ongewenste luisteraars.
- Professionaliteit: je creëert een gestroomlijnde ervaring, zonder onnodige onderbrekingen in de lobby.
- Compliance: je houdt rekening met organisatorische en wettelijke eisen rondom toegangsbeheer.
Met Microsoft Teams kun je flexibel instellen wie direct mag deelnemen. Door deze functie slim te gebruiken, verbeter je niet alleen de beveiliging van je meetings, maar ook de ervaring van je deelnemers. Win-win!
3. Werken we met standaard Teams-templates?
Heeft jouw organisatie behoefte aan structuur? Met Teams-templates zorg je ervoor dat nieuwe teams meteen de juiste kanalen en apps bevatten. Zo bespaar je tijd en voorkom je chaos.
Stel: jouw organisatie werkt aan projecten met externe leveranciers. Voor elk nieuw project is een team nodig met een vast format: een kanaal voor algemene communicatie, een kanaal voor planning en deadlines en een kanaal voor apps, zoals Planner en OneNote voor projectbeheer. Met Teams-templates kun je dit standaardiseren, zodat elk nieuw projectteam automatisch dezelfde opzet en functionaliteiten heeft. Dit zorgt voor consistentie en voorkomt dat medewerkers tijd verliezen aan het telkens opnieuw instellen van teams.
Voordelen van Teams-templates
- Tijd besparen: een vooraf gedefinieerde structuur betekent dat medewerkers direct aan de slag kunnen, zonder eerst een team te configureren.
- Consistentie: alle teams binnen een specifieke context (bijvoorbeeld projecten, afdelingen of klantbeheer) zien er hetzelfde uit en werken op dezelfde manier.
- Welke applicaties laten we toe in Teams?
Laat je alle standaard Microsoft-apps toe in Teams, of ben je selectiever en kijk je kritisch naar third-party en custom apps? De balans tussen productiviteit en beveiliging ligt in jouw handen.
Mijn advies: begin met de standaard Microsoft-apps. Deze zijn direct compliant en ontworpen om veilig samen te werken binnen je Teams-omgeving. Voor third-party en custom apps raad ik aan een weloverwogen keuze te maken. Neem de tijd om de risico’s te beoordelen. Denk bijvoorbeeld aan een gemeente die Power Automate en Power BI standaard aanbiedt, maar Trello en Zoom pas toelaat na een grondige security-check.
Wil je grip houden op de balans? Gebruik app permission policies in het Teams admin center. Hiermee bepaal je welke apps beschikbaar zijn en voor wie. Start slim, bescherm je organisatie én stimuleer productiviteit.
Kortom, maak een plan
Microsoft Teams biedt talloze mogelijkheden, maar zonder een helder plan kunnen die overweldigend worden. Denk van tevoren goed na over je strategie: wie krijgt welke rechten? Hoe zorg je voor consistentie? En vooral: hoe zorg je dat Teams je organisatie écht ondersteunt?
Meer weten?
Wil jij op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen in Teams en Microsoft 365? Weten hoe je het systeem optimaal kunt inzetten? Bezoek dan onze website.
