Voorkom naheffing op gedeclareerde thuiswerkvoorzieningen

Annabel werkt al vanaf maart 2020 vanuit huis. Echt bijzonder hoe een bericht over een virus in China ineens zoveel impact krijgt, wanneer premier Rutte, minister de Jonge en doventolk Irma de Nederlanders adviseren om thuis te werken als het kan. Annabel heeft wel een kamer over, waar zij incidenteel thuiswerkte. Omdat zij dichtbij kantoor woont, werkte ze daar eigenlijk zelden. Maar dat veranderde.

Langzaam werd haar thuiswerkplek professioneler. Ze heeft een keer een laptopstandaard en een beeldscherm meegenomen van kantoor. Toen het ernaar uitzag dat thuiswerken de standaard zou worden, ook na corona, heeft Annabel een zit-sta-bureau en een bureaustoel gekocht. Gelukkig mocht ze dit declareren!

Drie weken geleden werd Annabel gebeld door een oud-collega. Ze zochten een marketingmanager bij haar bedrijf. Praten kan geen kwaad toch? Het bleek een prachtige uitdaging, die ze echt niet kon weigeren. Afgelopen vrijdag zegde Annabel haar baan op – met pijn in haar hart, want ze zal haar fijne collega’s missen.

Hoe ga je om met een declaratie bij uitdiensttreding?

Annabel zit wel met die declaratie in haar maag. Moet ze dit bespreekbaar maken bij haar huidige werkgever? Het was natuurlijk niet de bedoeling dat haar declaratie van 968 euro maar vier maanden gebruikt zou worden. Ze besluit het aan te kaarten; je komt elkaar tenslotte altijd weer tegen!

Zo belandt de vraag vanuit de oude werkgever van Annabel bij salarisadministrateur Tim. “Hoe moeten we met de declaratie omgaan? Is het nu loon in natura en moet dat nog belast worden? Of moeten we een deel in de afrekening meenemen?”

Tim zoekt de regelgeving uit en vindt deze informatie:

Als het zit-sta-bureau vergoed is, direct voortvloeiend uit het arbobeleid van de werkgever, dan valt de declaratie onder een arbovoorziening binnen de werkkostenregeling. Valt het zit-sta-bureau niet aan te merken als arbovoorziening binnen de werkkostenregeling, dan geldt in dit geval een andere gerichte vrijstelling voor de declaratie, namelijk het noodzakelijkheidscriterium.

In beide gevallen is de declaratie van het zit-sta-bureau voor Annabel en de werkgever onbelast. Alleen, nu Annabel uit dienst gaat, is er een verschil bij de afhandeling: voor het noodzakelijkheidscriterium onder de werkkostenregeling geldt, dat wanneer de voorziening niet langer noodzakelijk is voor het dienstverband, de werknemer deze moet teruggeven aan de werkgever of de restwaarde van de voorziening betalen. Gebeurt dit niet dan vormt de voorziening of de restwaarde ervan loon in natura voor Annabel waarover zij bij de eindafrekening loonheffing moet betalen.

Het lijkt logisch dat Annabel ook bij een arbovoorziening de restwaarde van het bureau moet terugbetalen aan haar oude werkgever of dat de werkgever hierover loonheffing inhoudt. Het handboek loonheffingen van de Belastingdienst zegt hier echter niets over. Tim stelt de vraag aan de Belastingdienst. Misschien hebben zij er ook nog niet over nagedacht.

Omdat Annabel daar niet op kan wachten, stelt Tim voor voor om geen risico te nemen en de restwaarde in te houden bij de afrekening. Tim heeft eerder de afschrijvingslijst van verzekeraar ABN AMRO gebruikt, maar hij kan aan Annabel niet uitleggen dat een bureaustoel in tien jaar wordt afgeschreven en een bureau in vijf jaar. Vijf jaar is de meest gebruikte termijn, dat zal de belastinginspecteur bij een audit ook wel begrijpen. Zo bepaalt Tim dat hij € 903,47 zal inhouden van deze declaratie bij de eindafrekening.

Annabel heeft hier begrip voor. Ze moet er nog wel even over nadenken of ze dit bij haar nieuwe werkgever probeert te verhalen.

Lesson learned

Voorkom discussies achteraf en vermeld in het declaratiebeleid dat van gedeclareerde bedrijfsmiddelen de restwaarde wordt ingehouden bij de eindafrekening wanneer het dienstverband eindigt. Daardoor voorkom je het risico op een naheffing door de belastingdienst.