Onboarding vanuit huis

Dit blijkt uit onderzoek van Robert Half. Het levert frustratie en onzekerheid op voor de medewerker die met veel ambitie startte en leidt tot hoge kosten voor de werkgever. De kosten voor het vinden en onboarden van een nieuwe medewerker bedragen in Nederland gemiddeld € 4.500 door tijdelijke vervanging, inwerken en wervingskosten. Die verdubbelen uiteraard als de medewerker vertrekt.

De inwerkperiode is in de corona-situatie nog moeilijker geworden. De formele inwerkafspraken blijven voor de thuiswerkers nog wel gelijk, maar de informele vallen zo goed als volledig weg. De collega die ziet dat de nieuwe medewerker vastloopt is er niet. De schroom om vragen te stellen, is er in de eerste maanden vaak wel. Daar zit je dan als nieuwe kracht achter het scherm: "lees deze handleiding maar even door en anders staat op het intranet nog veel. Succes ermee."

Veel organisaties grijpen de corona-crisis aan om naar smart working te gaan. Kantoren krijgen een andere functie en medewerkers zullen veel vaker thuis werken. De toekomstige werksituatie vraagt naar andere methoden om nieuwe medewerkers in te werken, anders zal de 36% vertrek in de eerste maanden alleen maar stijgen.

Start je een nieuwe baan vanuit huis, dan zijn je bureau, het toilet en de koffieautomaat snel gevonden. Maar wat precies je taken zijn, welke doelen het bedrijf heeft en wie er in je team zitten, is moeilijker in te schatten als je niet op kantoor bent. Remote onboarding vraagt om een andere aanpak. En toch verandert niet alles: de theorie blijft namelijk hetzelfde. Appical, leverancier van een eenvoudig te gebruiken platform dat medewerkers bij hun onboarding ondersteunt, adviseert de 4 C’s van effectieve onboarding (Bauer) om organisaties te helpen bij het inwerken van nieuwe werknemers op afstand.

Een goed inwerkprogramma zorgt dat er tot wel 25% verbetering in retentie van medewerkers kan worden gehaald. Daarbij komt ook nog eens dat de productiviteit van medewerkers die een goede onboarding hebben gehad met gemiddeld 11% stijgt. De gemeente Hoeksche Waard startte al voordat de corona-periode begon met digitale methoden voor onboarden en leren. Karien Spruijt, HRM-adviseur: “Nieuwe medewerkers kregen al voor Corona toegang tot Motion Onboard, powered by Appical, een digitale omgeving om kennis te maken met de gemeente. We pasten wel onze introductiedag aan, die moest natuurlijk digitaal. Tijdens de introductiedag gaven we bijvoorbeeld ook trainingen over het gebruik van systemen, die hebben we verschoven naar digitale leerlijnen via Studytube. Nieuwe medewerkers kunnen dat nu op hun eigen tempo doen tijdens hun inwerkprogramma. Soms worden natuurlijk nog wel fysieke afspraken gemaakt tussen de mentor en de nieuwe medewerker, al zijn dat nog steeds uitzonderingen. Dat zal met het versoepelen van maatregelen wel toenemen. Juist voor inwerken en overleg komt fysiek samenzijn terug. Individueel werken zal ook in de toekomst veel meer vanuit huis gebeuren, verwachten we.”

Johan Saton, Datamanagement consultant startte op 1 april 2020 bij zijn nieuwe werkgever Valid en heeft de uitdagingen van onboarden vanuit huis ervaren. “Twee keer zelfs, als consultant startte ik eerst bij mijn nieuwe werkgever Valid en startte ik twee weken later als consultant op een project bij een klant van Valid. Gelukkig duurde de periode zonder opdracht maar twee weken. Mijn nieuwe werkgever Valid had van de nood een deugd gemaakt. ‘Start nou maar rustig op, lees deze procedures, maak kennismakingsgesprekken en maak je niet druk.’ Nou, dat deed ik natuurlijk wel. Bij eerdere onboardings op locatie ontmoette ik mensen bij de koffiemachine en hoorde van interne projecten, waar ik al snel een bijdrage probeerde te leveren. Dat is vanuit thuiswerken anders, kennismakingen gaan via formele lijnen. Al snel werd ik ongeduldig. Mijn onboarding op mijn eerste project via Valid ging soepel, ik draaide meteen mee in een projectstructuur. Ik realiseer me extra hoe belangrijk rituelen zoals een dagstart zijn. En bij Valid bouw ik een relatie op met collega’s via evenementen als een online pubquiz en een online escaperoom. Binnenkort zie ik mijn collega’s in het echt, dat zal best vreemd zijn.”