Veel bedrijven hebben nog altijd geen formeel onboardingproces. Hebben ze die wel, dan zijn medewerkers hierover niet altijd te spreken. Dit blijkt onder andere uit een rapport van Harvard Business Review. Een gemiste kans? Jazeker, want met een effectieve en goed gestructureerde onboarding stijgt het behoud van medewerkers én de productiviteit.
Maar wat is nou de juiste manier om medewerkers in te werken? Wij geloven dat er vele juiste manieren zijn. Bij een goede onboarding-flow gaat het meestal om het definiëren van een duidelijke motivatie, het doordenken van de reis van de medewerker en het toewijzen van taken aan de belangrijkste betrokkenen.
In deze blog doorlopen we alle stappen om een coherente onboarding-flow te creëren.
In deze eerste stap definieer je waar jouw organisatie voor staat en wat het ‘waarom’ is/ wat de bedrijfswaarden zijn die je in de onboarding-ervaring wilt uitdragen. Het is hierbij belangrijk dat je eerlijk en transparant bent over het inwerkproces. Doe je tijdens het aanwervingsproces bijvoorbeeld niet anders voor dan tijdens het inwerkproces. Houd hierbij rekening met wat jouw werkelijke bedoeling is bij het creëren van een inwerkervaring. Bedenk vervolgens wat de medewerker hiervan moet meekrijgen.
Bijvoorbeeld:
Tijdens het inwerkproces breng je dit ‘waarom’ tot leven en werk je samen met de belangrijkste belanghebbenden om hieraan bij te dragen.
In de rest van deze blog verwijzen we naar vier belangrijke spelers: HR-manager, manager, buddy en werknemer. Zij spelen een grote rol bij het creëren van een samenhangende onboarding-flow. Als je jouw eigen flow beoordeelt en ontwikkelt, kan het zijn dat er meer belanghebbenden zijn.
De onboarding-flow zit als volgt in elkaar:
Help je medewerkers zich aan de organisatie te binden voordat ze er officieel beginnen te werken - dit start met het pre-boardingproces. Er zijn drie belangrijke stappen die je moet nemen zodra je het contract van de nieuwe medewerker hebt goedgekeurd en je je voorbereidt om hem/haar in het team op te nemen:
Stuur je medewerker direct na het tekenen van de arbeidsovereenkomst een bericht en laat daarin weten dat je blij bent dat de nieuwe medewerker deel uitmaakt van het team. Dit is een fundamentele stap in het cultiveren van een belangrijke relatie tussen manager en medewerker.
Zorg voor een introductievideo van het team waarin de medewerker komt te werken. Deze video kan informeel zijn en snel worden opgenomen en helpt medewerkers vertrouwd te raken met de collega's die ze binnenkort ontmoeten. De HR-managers moeten deze video's verzamelen van de collega's waarvan ze verwachten dat de nieuwe medewerker er veel interactie mee zal hebben. Je kunt de videoboodschap enkele dagen voor de eerste werkdag naar de medewerker sturen.
Stel praktische informatie samen om duidelijk te maken wat de nieuwe medewerker de eerste weken of maanden kan verwachten. Deel met hem/haar het schema voor de eerste werkdag en alle andere praktische informatie die hij/zij moet weten. Hoe krijg ik de sleutels van het kantoor? Waar kan ik lunchen? Wat is de dresscode? Hoe moet ik mijn uren registreren? In deze stap kan de manager ook een lijst opstellen van mensen met wie de nieuwe medewerker de komende weken/maanden een-op-eengesprekken moet voeren. Deze lijst helpt bij het stapsgewijs leren kennen van nieuwe collega’s en maakt het voor de nieuwe medewerker makkelijker collega’s te vragen voor bijvoorbeeld een lunch of een-op-eengesprek.
Tijdens het inwerkproces kun je voor de nieuwe medewerker een buddy aanwijzen. Dit is een effectieve manier om hem/haar te helpen zich aan te passen aan de bedrijfscultuur. Ook kan een buddy helpen de bekwaamheid van de nieuwe medewerker te vergroten.
De buddy kan de nieuwe collega op de eerste werkdag rondleiden en alle praktische zaken laten zien. Waar haal ik snacks, koffie en lunch? Waar kan ik printen? Bij welk loket kan ik terecht bij IT-vragen?
In de eerste week heeft de HR-manager of de manager de gelegenheid om alle benodigde apparatuur voor de nieuwe medewerker in te stellen, zodat hij/zij aan de slag kan. Dit is ook het moment waarop de eerste macrotrainingen beginnen over onder andere de producten, processen en samenwerking tussen afdelingen. Een andere goede manier om de kennis door te geven, is het organiseren van persoonlijke ontmoetingen met de belangrijkste belanghebbenden van elke afdeling. Op die manier kan de nieuwe medewerker zijn/haar collega’s ontmoeten en krijgt hij/zij inzicht in hoe zijn/haar rol van invloed is op andere functies van het bedrijf.
Zet een proces op voor diepgaande lessen over alle ins en outs van het bedrijf. Help de nieuwe collega duidelijk te maken wat hij/zij moet leren en bied micro-learnings aan in combinatie met blended learning (combinatie van leervormen) voor een grotere retentie. In het algemeen helpt leren in microhoeveelheden (minder dan 15 minuten per cursus) medewerkers om informatie 20% beter te onthouden en de betrokkenheid met 50% te vergroten. Gebruik dit inzicht om de trainingen om te vormen tot kleinere, kortere, meer snackbare lessen.
Continue onboarding is belangrijk omdat een nieuwe medewerker er, in de regel, acht maanden over doet om zijn/haar volledige productiviteit te bereiken. Daarom gaan sommige van de beste onboardingprogramma's verder dan alleen de eerste week en richten ze zich op de ontwikkeling van het traject van de nieuwe medewerker tot wel een jaar. Ons advies: doe dit ook! De twee cruciale punten van de ontwikkeling van het stappenplan na negentig dagen is de focus op het opzetten van een-op-eengesprekken van nieuwe medewerkers met hun managers en andere collega's.
Medewerkers hebben feedback nodig. Ga binnen de eerste week met medewerkers om tafel zitten en plan een-op-eengesprekken voor de komende maanden om feedback en waardering uit te wisselen en hun groeipad te bespreken. Het belangrijkste is dat je die afspraken met je nieuwe medewerker nakomt. Dit is een cruciaal onderdeel om op lange termijn positieve resultaten te zien van het inwerkproces, aangezien 72% van de medewerkers zegt dat een-op-eengesprekken met hun directe manager het meest cruciale onderdeel was van hun inwerktraject. Het is bekend dat wanneer een medewerker een goede relatie heeft met zijn manager, hij/zij 56% minder geneigd is te vertrekken naar een andere baan, zelfs als die baan hem/haar 10% opslag biedt. Gebruik deze consistente een-op-eengesprekken om een sterke en duurzame relatie op te bouwen met medewerkers vanaf het moment dat ze bij het bedrijf beginnen.
Managers doen er goed aan nieuwe medewerkers te helpen bij het opzetten van een-op-eengesprekken met hun collega’s. Dit bevordert niet alleen de bedrijfscultuur, maar moedigt medewerkers ook aan om kennis te delen en vaker samen te werken. 33% van de productieve inwerkprocessen bevatten een sociaal netwerkelement. Het aanmoedigen van deze infosessies of informele lunches is veel meer waard dan het lijkt.
Alle medewerkers willen het gevoel hebben dat wat ze doen ertoe doet. Hoe meer je investeert in het inwerkproces, hoe meer betrokken, productief en samenwerkingsgericht jouw medewerkers zullen zijn en hoe kleiner de kans dat zij hun functie zullen verlaten. Maar dit alles hangt af van hoe goed je verkoopargumenten zijn afgestemd op de realiteit van jouw organisatie. Blijf trouw aan wat je kunt bieden en als je iets hebt wat je nastreeft maar nog niet hebt bereikt, gebruik dan zinnen als ‘we zijn op ons best als…’ om te onderscheiden waar het bedrijf naartoe gaat versus waar het bedrijf nu is.
Vergeet niet dat verloopcijfers een directe indicator zijn van de mate van betrokkenheid. Laat dat je benchmark zijn en investeer meer in de inwerkervaring van nieuwe medewerkers om de interesse en betrokkenheid te behouden vanaf het moment dat ze het arbeidscontract ondertekenen.
Enkele korte tips voor de belangrijkste betrokkenen:
Als je nieuwe medewerkers wilt behouden, moet je de beloften nakomen die je hen tijdens het aanwervingsproces hebt gedaan.
Jij bent het vangnet van de nieuwe medewerker. Gebruik het feit dat jij het bedrijf goed kent om de nieuwe collega uit de eerste hand te introduceren bij andere collega's en wees de beste gids die je kunt zijn op de eerste dag.
Begeleid nieuwe medewerkers goed en stel een lijst op met mensen die zij moeten ontmoeten. Zet daarnaast belangrijke connecties op zodat ze uit de eerste hand kunnen worden geïnformeerd.
Nu weet je hoe belangrijk het is om een effectief onboardingproces te hebben. Uit statistieken blijkt dat 69% van de medewerkers eerder drie jaar bij een bedrijf blijft als ze een goede onboarding hebben doorlopen.
Hieronder nog even de vier belangrijke elementen voor een succesvolle doorstroming:
Succes met het inrichten van jouw onboardingsproces!
