5 tips om slimmer om te gaan met administratieve HR-processen

De stap naar automatisering hoeft geen moeizaam traject te zijn, met kleine stappen kom je vaak al een heel eind. Denk aan kleine aanpassingen, waarmee je HR-werkzaamheden efficiënter kunt organiseren. In deze blog een aantal tips waarmee je direct je voordeel kunt behalen.

Tip 1: Automatiseren? Maak je businesscase op orde

Moeite om de directie ervan te overtuigen dat processen efficiënter kunnen met digitale tools? Staat de organisatie huiverig tegenover veranderingen? Veel bedrijven lopen hier tegenaan. Vaak krijg je de organisatie wél mee door een goede businesscase te maken. Breng in kaart welke kosten er zijn gemoeid met bepaalde processen en wat het oplevert als deze worden geautomatiseerd. Neem bijvoorbeeld de verwerking van declaraties. Stel, er werken 200 medewerkers in je organisatie die op maandbasis gemiddeld 2 declaraties indienen. Als het verwerken van een declaratie 10 á 20 minuten minuten kost en je daarbij het uurloon van een HR-medewerker berekent, heb je een aardige indicatie van het bedrag dat je kunt besparen als je het proces digitaliseert. En dan heb je het alleen nog maar over de declaraties.

Tip 2: Durf los te laten

Loslaten is moeilijk, maar sommige taken kun je beter aan een leidinggevende overlaten. Als een leidinggevende een declaratie heeft goedgekeurd, waarom moet HR die declaratie dan ook inzien? Of neem het casemanagement en de administratieve zaken die komen kijken bij het ziekteverzuimproces. Een leidinggevende kan deze taken beter uitvoeren dan een HR-afdeling dat kan ‘op afstand’. De leidinggevende kent de medewerkers, de achtergrond, de inhoud van de functie en de dagelijkse gang van zaken. Hij/ zij kan hierdoor beter inschatten wat de medewerker misschien nog wél kan doen. HR neemt hierin dan een meer ondersteunende, faciliterende rol. HR heeft immers kennis van procedures en wetgeving. Via bijvoorbeeld microlearnings kun je die kennis overbrengen en waarborgen. Of maak filmpjes van een paar minuten, waarin een onderwerp wordt toegelicht. Dit kost tijd, maar je maakt informatie wel direct toegankelijk. Dit is veel efficiënter dan wanneer de medewerker het zelf moet uitzoeken.

Tip 3: Breng je administratieve processen in kaart: waar kan het strakker?

Zijn er misschien onnodig veel mensen betrokken bij bepaalde processen, of kun je ergens overbodige taken schrappen? Hier valt al veel winst te behalen. Denk bijvoorbeeld aan een declaratieproces. We gaan terug naar het eerdere voorbeeld van het declaratieproces waar een declaratie ter goedkeuring eerst naar de leidinggevende gaat, vervolgens naar de HR-manager en tot slot nog naar de directeur. Zijn die laatste twee echt relevant in dit proces of is het proces zo gegroeid? Waarschijnlijk kunnen de HR-manager en directeur er tussenuit en kun je het proces slimmer maken. Hierbij is het natuurlijk wel belangrijk dat je het vertrouwen kunt neerleggen bij medewerkers en leidinggevenden.

Tip 4: Probeer niet het wiel opnieuw uit te vinden

Kies je voor software, gebruik dan standaarden die op de markt beschikbaar zijn in plaats van het wiel opnieuw uit te vinden. Met name voor processen als declaraties, ziekteverzuim en verlof bestaan standaarden die je eenvoudig kunt implementeren én die snel tijdswinst opleveren. Deze tools zijn niet helemaal op maat gesneden, maar je weet wel zeker dat je processen strak en efficiënt zijn ingericht.

Richt je dus op gangbare processen, niet op uitzonderingen. Want wil je een systeem op maat, waarin je rekening houdt met alle mogelijke uitzonderingsgevallen (wat als een medewerker zijn functioneringsverslag niet binnen dertig dagen ondertekent?), dan krijg je prachtige workflows die volledig zijn toegespitst op de organisatie. Maar deze workflows zijn ontzettend onderhoudsgevoelig. De implementatietijd is veel langer en als je als organisatie de projectstructuur wijzigt, moet je die mooie workflow weer helemaal ombouwen.

Tip 5: Kies één waarheid

Stel: de leidinggevende van productie vraagt bij de HR-medewerker de verzuimgegevens op. Welk rapport gebruikt die HR-collega dan? En gebruikt hij/ zij dezelfde gegevens of net een ander rapport dan de manager logistiek die ziekteverzuimgegevens opvraagt? Veel organisaties hebben meerdere ziekteverzuimrapporten. Soms zijn er in de loop der jaren wel vijftien verschillende rapportages aangemaakt op basis van eenmalige verzoeken. Zorg dat rapporten worden opgeschoond en kies je standaarden: op welke manier wil je je verzuimcijfers gepresenteerd hebben, welke berekeningsmethodiek is van toepassing? Meten is weten, maar het is wel van belang dat je met dezelfde cijfers rekent.

Tot slot: begin met het laaghangend fruit

Dus maak je de stap naar automatisering? Begin dan klein: start met kleine tools die snel voordeel opleveren bij bijvoorbeeld declaraties, ziekteverzuim en verlof. Pluk je dit laaghangend fruit, dan ben je binnen een paar weken up en running, met een gegarandeerde return of investment op jaarbasis! Op langere termijn kun je dan altijd nog uitbouwen naar grotere zaken, zoals werving en selectie, talentmanagement en digitale personeelsdossiers. Maar let op: ga hierbij niet te gefragmenteerd te werk. Dan bestaat het gevaar dat je overal verschillende tools voor hebt, met aparte inlogs en gegevens (die in elke tool moeten worden gewijzigd als een medewerker wisselt van functie of afdeling). Kies dan liever voor een totaaloplossing, zoals een suite waarin alles is geïntegreerd en medewerkers maar één keer gegevens hoeven in te voeren of aan te passen. Efficiënter kan niet!